Bezugsquellenfindung in SAP MM: Infosatz, Orderbuch, Rahmenverträge (UC_MM)

Wenn du dich auf die SAP Material Management Anwenderzertifizierung (UC_MM_S42023) vorbereitest, ist die Bezugsquellenfindung einer der zentralen Themenblöcke. Sie verbindet die Welten Stammdaten (Einkaufsinfosatz), Rahmenverträge (Kontrakt, Lieferplan) und das Orderbuch — alles drei sind Werkzeuge, mit denen SAP automatisch entscheidet, woher ein Material bezogen wird.

In diesem Artikel arbeiten wir die Bezugsquellenfindung Schritt für Schritt durch — direkt aus dem offiziellen SAP-Schulungsbuch S4500 (Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA Sourcing and Procurement, Col26), das im Zertifizierungsleitfaden als Hauptquelle referenziert ist.

Was du laut Zertifizierungsleitfaden wissen musst

Aus dem offiziellen Leitfaden UC_MM_S42023 (Version 12/2024 V24.01):

• Buchungscode: UC_MM_S42023
• Softwarekomponente: SAP S/4HANA 2023
• Quellen-Bücher: S4500_26 und S4520_26
• 60 Fragen, 90 Minuten (Fachmodul)
• Bestehensgrenze: 55 % | mit Auszeichnung: 75 %
• 5 Jahre gültig
• Hilfsmittel: keine zugelassen
• Durchführung: Onlineprüfung bei einem SAP-Partner

Bezugsquellenfindungs-relevante Themengebiete in der Prüfung:

• Bestellabwicklung — über 20 % der Fragen (+++) — der größte Block!
• Bezugsquellenfindung — 11-20 % (++)
• Stammdaten — 11-20 % (++)
• Grundlagen — 11-20 % (++)
• Freigabeverfahren — 1-10 % (+)
• Materialbestandbewertung — 1-10 % (+)
• Verbrauchsmaterial — 1-10 % (+)

Bestellabwicklung + Bezugsquellenfindung zusammen sind 30-40 % der gesamten Prüfung — wer diese beiden Blöcke beherrscht, hat einen wesentlichen Anteil sicher.

Was bedeutet Bezugsquellenfindung überhaupt?

Wenn ein Material in deinem Unternehmen benötigt wird, entsteht zunächst eine Bestellanforderung (BANF) — entweder manuell durch einen Anwender (z.B. Mitarbeiter im Self-Service) oder automatisch durch die Materialbedarfsplanung (MRP). Die BANF sagt: „Wir brauchen X Stück von Material Y bis Datum Z."

Die Bezugsquellenfindung ist der Schritt danach: SAP entscheidet, von welchem Lieferanten oder aus welchem Rahmenvertrag dieses Material beschafft wird. Es gibt drei Hauptquellen, aus denen SAP wählen kann:

• Einkaufsinfosatz — die Verknüpfung Lieferant ↔ Material mit Preis- und Konditionsdaten
• Kontrakt — ein Rahmenvertrag mit fester Mengen- oder Wert-Vereinbarung
• Lieferplan — ein Rahmenvertrag mit konkreten Liefertermin-Einteilungen

Das Orderbuch ist das zentrale Werkzeug, in dem du steuerst, welche dieser Quellen für ein Material zu welchem Zeitpunkt erlaubt, bevorzugt oder gesperrt sind.

Der Einkaufskontrakt im Detail

Aus dem S4500-Buch (Kapitel 7 Lektion 1 „Einen Einkaufskontrakt pflegen"):

„Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. Diese Vereinbarung gilt für einen bestimmten Zeitraum und eine definierte Gesamtabnahmemenge oder einen definierten Gesamtabnahmewert."

Es gibt laut Buch zwei Arten von Rahmenverträgen:

• Kontrakt
• Lieferplan

Der Kontrakt selbst hat — wie alle Einkaufsbelege — einen Belegkopf mit Lieferantendaten, Vertragslaufzeit, Vertragsart und Kopfkonditionen, und Belegpositionen mit Material, vereinbarter Gesamtabnahmemenge, Preis und Texten. Wichtig laut Buch:

„Eine Belegposition enthält spezifische Daten zu der zu beschaffenden Ware oder Dienstleistung. Es gibt jedoch keine Angabe über die zu einem bestimmten Liefertermin zu liefernde Menge."

Konkrete Liefertermine kommen erst über die Bestellungen mit Bezug zum Kontrakt, die als Abrufbestellungen oder Kontraktabrufe bezeichnet werden.

Mengenkontrakt vs. Wertkontrakt

Aus dem Buch (Abbildung 98 zeigt beide Typen exemplarisch):

• Mengenkontrakt (Vertragsart MK) — wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn die vereinbarte Menge erreicht ist. Beispiel aus dem Buch: Kontrakt 4711 mit Gültigkeit 01.01.2020-31.12.2025, Material M-01, Gesamtmenge 10.000, Preis 450 €.
• Wertkontrakt (Vertragsart WK) — wenn der Gesamtwert sämtlicher Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn der vereinbarte Wert erreicht ist. Beispiel aus dem Buch: Kontrakt 4712 mit Gesamtwert 120.000 € für mehrere Materialien.

Abrufdokumentation

Aus dem Buch (Abbildung 99): „Die Abrufdokumentation listet die Bestellaktivitäten zu einer Kontraktposition auf. Die Abrufdokumentation wird beim Anlegen eines Kontraktabrufs automatisch aktualisiert. Sie enthält Informationen über Nummer des Kontraktabrufs, Bestelldatum, Bestellmenge und Bestellwert aller Abrufe zu diesem Kontrakt. Sie ist Grundlage für die Kontraktüberwachung."

Zugriff im System: Position → Statistik → Abrufdokumentation.

Das Orderbuch — zentrale Bezugsquellen-Verwaltung

Aus dem S4500-Buch (Kapitel 7 Lektion 2 „Eine Bestellanforderung mit Bezugsquellenfindung anlegen"):

„Das Orderbuch wird verwendet, um Bezugsquellen für ein Material auf Werksebene zu verwalten. Im Orderbuch können Sie zeitabhängig festlegen, welche Bezugsquellen für ein Material zulässig oder gesperrt sind. Orderbucheinträge werden bei der automatischen Bezugsquellenermittlung im Einkauf und bei der Bedarfsplanung berücksichtigt."

Die Felder im Orderbuch

Im Buch (Abbildung 100) wird ein Orderbuch für Material M1, Werk 1010 gezeigt, mit folgenden Spalten:

• Gültigkeit — Zeitraum von-bis, in dem die Bezugsquelle zulässig ist
• Bezugsquelle — z.B. Vertrag 4711, Vertrag 4712, Lieferant ABC, Lieferant XYZ
• Fix — Kennzeichen für die bevorzugte Bezugsquelle in einem bestimmten Zeitraum
• Gsp (Gesperrt) — Bezugsquelle darf in diesem Zeitraum NICHT verwendet werden
• Dispo — Verwendung in der Disposition (relevant nur für die Bezugsquellenfindung im Bedarfsplanungslauf)

Orderbuchpflicht

Aus dem Buch: „Sie können eine Orderbuchpflicht für ein Material definieren. Das bedeutet, dass dieses Material nur bei im Orderbuch als gültig eingetragenen Bezugsquellen beschafft werden darf. Das erforderliche Kennzeichen finden Sie in den Einkaufsdaten des Materialstammsatzes."

Die Orderbuchpflicht kann auch im Customizing für ein ganzes Werk definiert werden — dann musst du für alle fremdbeschafften Materialien dieses Werkes das Orderbuch pflegen.

Drei Verfahren der Orderbuch-Pflege

Aus dem Buch (Abbildung 101 „Orderbuch — Pflege"): du kannst zwischen verschiedenen Verfahren wählen.

• Manuell pflegen pro Material/Werk — bei Bedarf einzelne Orderbucheinträge erfassen (Transaktion ME01 Orderbuch pflegen).
• Aus Rahmenvertrag oder Einkaufsinfosatz übernehmen — wenn du einen Rahmenvertrag anlegst oder änderst, kannst du die Position direkt ins Orderbuch übernehmen über Position → Orderbuch pflegen. Das gleiche geht beim Anlegen oder Ändern eines Einkaufsinfosatzes.
• Automatisch vom System erzeugen — das System bietet die Möglichkeit, sämtliche Bezugsquellen eines Materials automatisch in einem Orderbuch zu erfassen oder zu aktualisieren. Pro Infosatz bzw. Rahmenvertragsposition wird ein Orderbuchsatz erzeugt. Verfügbar als Sammelverfahren (mehrere Materialien gleichzeitig, Transaktion ME05) oder Einzelverfahren (ein Material). Es gibt eine spezielle Vorschaufunktion zum Simulieren der Orderbuchgenerierung.

Bestellanforderung mit Bezugsquellenfindung — Transaktion ME51N

Im S4500-Buch (Lektion 2, ab Seite 282) wird die erweiterte Transaktion ME51N für Bestellanforderungen erklärt. Anders als die Self-Service-App ist diese Transaktion für Einkäufer mit Vollzugriff gedacht.

Aus dem Buch: „Die Transaktionen zum Anlegen, Ändern oder Anzeigen einer Bestellanforderung (ME51N, ME52N und ME53N) sind sogenannte Einbildtransaktionen. Das bedeutet, dass Sie alle relevanten Daten auf einem zentralen Bildschirm eingeben können."

Aufbau der Einbildtransaktion (Abbildung 102)

• Kopf — alle Daten für den gesamten Beleg. Bei einer Bestellanforderung bestehen die Kopfdaten nur aus einer internen Kopfnotiz und (im Fall einer Gesamtfreigabe der BANF) aus Informationen zum Freigabeverfahren.
• Positionsübersicht — Material, Menge, Lieferdatum, Werk
• Positionsdetail — zusätzliche Daten zu einer bestimmten Position, z.B. zusätzliche Texte oder Kontierungsangaben
• Belegübersicht — zeigt unterschiedliche Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen und Einkaufskontrakte
• Bezugsquellenfindung-Häkchen oben — aktiviert die automatische Bezugsquellenermittlung beim Anlegen der Position
• Katalog — webbasierte Kataloge können integriert werden (Standard: OCI = Open Catalog Interface)

Kontierung (Abbildung 104)

Wenn Materialien direkt für ein Kontierungsobjekt (z.B. eine Kostenstelle) angefordert werden, gibst du in der Positionsübersicht einen Kontierungstyp an. Im Positionsdetail auf der Registerkarte Kontierung kannst du zwischen:

• Einfachkontierung — Kosten gehen auf eine Kostenstelle
• Mehrfachkontierung — Kosten werden auf mehrere Kostenstellen verteilt: mengenmäßig, wertmäßig oder prozentual

Beispiel aus dem Buch: 90 Bürostühle werden auf 3 Kostenstellen verteilt à 33,3 % = 30 Stühle pro Kostenstelle. Wenn die angeforderte Gesamtmenge in der Positionsübersicht auf 120 geändert wird, passt das System die Verteilung automatisch an: 40 Bürostühle pro Kostenstelle.

Wichtig zu merken (oft Prüfungsfrage): Bei einer mehrfachkontierten Bestellposition kann das System die Bestellmenge nicht automatisch zu gleichen Teilen auf die vorhandenen Kontierungspositionen verteilen — die Mengen müssen manuell gepflegt werden.

Bearbeitungsstatus und Belegfluss in der BANF

Aus dem Buch (Abbildung 105): „Wenn Sie verfolgen möchten, ob Ihre Bestellanforderungsposition bearbeitet wurde, werten Sie den Bearbeitungsstatus der Bestellanforderungsposition aus."

Mögliche Status laut Buch:

• Nicht bestellt
• Bestellt (Folgebeleg Bestellung wurde angelegt)
• Angefragt (Folgebeleg Anfrage wurde angelegt)
• In Rahmenvertrag umgesetzt

Auf der Registerkarte Status wird auch die Bestellentwicklung referenzierter Einkaufsbelege aufgelistet (Bestellung, Wareneingang, Rechnung). So bekommst du Informationen zu bereits gebuchten Wareneingängen und Rechnungen direkt aus der BANF heraus.

Erstellungskennzeichen — manuell oder automatisch?

Aus dem Buch: für Einkäufer ist es interessant zu sehen, ob die BANF manuell oder automatisch (z.B. durch die Disposition) angelegt wurde. Diese Information findest du auf der Registerkarte Ansprechpartner im Feld Erstellungskennzeichen (Werte: Realtime (Manuell) oder Automatisch).

Vorlagen für Bestellanforderungen und Bestellungen

Aus dem Buch (Abbildung 106): „Für häufig angeforderte Materialien können Sie Vorlagen anlegen. Mithilfe einer Vorlage reduzieren Sie den Aufwand für die Datenerfassung beim Anlegen eines neuen Belegs."

Vorlagen können für Bestellanforderung und Bestellung verwendet werden — entweder als persönliche Vorlagen (nur für dich sichtbar) oder als Standardvorlagen (für alle Benutzer verfügbar). Standardvorlagen erfordern das Berechtigungsobjekt M_TEMPLATE.

Bedienung: oben in der Transaktion stehen die Drucktasten Als Vorlage sichern und Aus Vorlage laden. Beim Laden kannst du entscheiden, ob sowohl Kopf- als auch Positionsdaten oder nur die Positionsdaten in den neuen Einkaufsbeleg kopiert werden.

Was Anwender konkret im Job tun

Die Bezugsquellenfindung ist nicht etwas, was du tagtäglich konfigurierst — die Stammdaten (Infosätze, Kontrakte, Orderbuch) werden meist einmalig oder bei Vertragsänderungen gepflegt. Aber als Einkäufer oder Disponent bewegst du dich täglich in dieser Logik:

• BANF entsteht — durch Self-Service oder Disposition (siehe auch Beschaffungsprozess Procure-to-Pay)
• Bezugsquellenfindung läuft — automatisch oder beim Anlegen mit Häkchen aktiviert
• BANF in Bestellung umwandeln — manuell mit ME21N oder automatisch mit ME59N
• Wareneingang + Rechnung verfolgen — über den Bearbeitungsstatus der BANF

Wenn du als Disponent eine MRP-Bedarfsplanung mit automatischer Bezugsquellenfindung ausführst (Kapitel 8 in S4500), bedeutet das genau: das System schaut für jedes Material ins Orderbuch, wählt die fixe Bezugsquelle (oder die in der Disposition relevante), und legt automatisch eine Bestellanforderung an, die dem richtigen Kontrakt oder Infosatz zugeordnet ist.

Mit Übungsfragen vertiefen

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