Beschaffungsprozess in SAP S/4HANA: Schritt für Schritt vom Bedarf zur Zahlung

Wenn du dich auf die SAP MM Prüfung (UC_MM_S42023) vorbereitest, kommst du an einem Thema garantiert nicht vorbei: dem Beschaffungsprozess, international auch als Procure-to-Pay oder kurz P2P bekannt.

Das ist kein Zufall. Die Bestellabwicklung ist mit über 20 % Anteil das wichtigste Themengebiet der gesamten MM-Prüfung. Wer hier sicher ist, hat einen riesigen Vorsprung.

In diesem Artikel gehen wir den Prozess Schritt für Schritt durch, aus reiner Anwender-Sicht, mit den wichtigsten Transaktionen und Begriffen, die du wirklich kennen solltest.

Was ist Procure-to-Pay überhaupt?

Procure-to-Pay beschreibt den kompletten Beschaffungsprozess in SAP, vom ersten Bedarf im Unternehmen bis zur finalen Zahlung an den Lieferanten.

Im Modul SAP MM (Materials Management) ist das der Kernprozess. Alles, was du sonst im Einkauf machst, baut auf diesem Ablauf auf.

Der Prozess durchläuft typischerweise diese 10 Schritte:

• Bedarfsermittlung
• Bestellanforderung (BANF)
• Bezugsquellenfindung
• Freigabeverfahren (optional)
• Bestellung (PO)
• Bestellbestätigung
• Wareneingang
• Rechnungseingang und Rechnungsprüfung
• Dreiseitiger Abgleich
• Zahlung in der Finanzbuchhaltung

Klingt viel? Keine Sorge. Wenn du den Ablauf einmal logisch verstanden hast, kannst du in der Prüfung viele Fragen aus dem Bauch heraus richtig beantworten.

Schritt 1: Bedarfsermittlung

Alles startet mit einem Bedarf. Irgendwo im Unternehmen wird etwas benötigt, zum Beispiel Rohstoffe für die Produktion, Verbrauchsmaterial fürs Büro oder eine Dienstleistung.

Diesen Bedarf gibt es in zwei Varianten:

• Manuelle Bedarfsermittlung: Eine Fachabteilung sieht, dass etwas fehlt, und meldet den Bedarf an den Einkauf.
• Automatische Bedarfsermittlung über den MRP-Lauf: SAP prüft regelmäßig die Bestände und meldet automatisch, wenn ein Mindestbestand unterschritten wird oder eine Produktion einen Bedarf auslöst.

Der MRP-Lauf (Material Requirements Planning, auf Deutsch: Bedarfsplanung) ist eines der typischen Prüfungsthemen. Merk dir: Der MRP-Lauf erzeugt automatisch Bestellanforderungen, wenn ein Bedarf erkannt wird.

Schritt 2: Bestellanforderung (BANF) anlegen

Nach der Bedarfsermittlung wird eine Bestellanforderung (kurz: BANF) angelegt. Die Transaktion dafür heißt ME51N.

Wichtig zu verstehen: Die BANF ist ein rein interner Beleg. Sie geht nicht an den Lieferanten, sondern ist eine Anfrage der Fachabteilung an den Einkauf: „Bitte beschafft uns Folgendes.“

Eine BANF enthält typischerweise:

• was beschafft werden soll (Materialnummer oder Beschreibung)
• wieviel davon
• bis wann
• für welchen Zweck (Kostenstelle, Auftrag, Projekt)

Die BANF kann manuell mit ME51N erfasst werden oder automatisch durch den MRP-Lauf entstehen. In der Prüfung wird oft genau dieser Unterschied gefragt.

Schritt 3: Bezugsquellenfindung

Sobald die BANF da ist, stellt sich die nächste Frage: Bei welchem Lieferanten kaufen wir?

Die Bezugsquellenfindung ist genau dieser Schritt. SAP bietet dafür mehrere Hilfen:

• Infosatz: enthält die Konditionen zwischen einem bestimmten Material und einem bestimmten Lieferanten (zum Beispiel Preis, Lieferzeit)
• Orderbuch: regelt, welche Lieferanten überhaupt zugelassen sind und welcher in welchem Zeitraum bevorzugt wird
• Rahmenverträge (Outline Agreements): langfristige Vereinbarungen mit einem Lieferanten

Bei den Rahmenverträgen unterscheidet SAP zwischen:

• Lieferplan: Mengen werden über die Zeit verteilt abgerufen (typisch in der Serienfertigung)
• Mengenkontrakt: eine Gesamtmenge ist vereinbart, abgerufen wird flexibel

Diese Begriffe musst du auseinanderhalten können. Sie tauchen in der Prüfung gerne auf.

Schritt 4: Freigabeverfahren (optional)

Bevor eine größere Bestellung tatsächlich an den Lieferanten rausgeht, durchläuft sie häufig ein Freigabeverfahren.

Das ist nichts anderes als das Mehraugenprinzip. Eine vorgesetzte Person muss die BANF oder die Bestellung erst freigeben, bevor sie weitergeht.

Gesteuert wird das über die sogenannte Freigabestrategie. Die Freigabestrategie legt fest:

• ab welchem Bestellwert eine Freigabe nötig ist
• wer in welcher Reihenfolge freigeben muss
• welche Bedingungen erfüllt sein müssen

Wichtig für die Prüfung: Die Freigabestrategie ist optional, aber im Standard sehr verbreitet, gerade bei größeren Beträgen.

Schritt 5: Bestellung erstellen (ME21N)

Jetzt kommt der zentrale Schritt: die Bestellung (englisch Purchase Order, kurz PO). Die Transaktion dafür ist ME21N.

Im Gegensatz zur BANF ist die Bestellung ein externer Beleg. Sie geht nach außen an den Lieferanten und ist rechtlich verbindlich.

Die Bestellung enthält unter anderem:

• Lieferant
• Material und Menge
• Preis und Konditionen
• Lieferdatum
• Lieferadresse (zum Beispiel ein bestimmtes Werk oder Lager)
• Rechnungsempfänger

Eine Bestellung kann direkt aus einer BANF erzeugt werden, aus einem Rahmenvertrag heraus oder komplett manuell. In der Prüfung lohnt es sich, diese drei Wege auseinanderhalten zu können.

Schritt 6 und 7: Bestellbestätigung und Wareneingang (MIGO)

Nach dem Versand der Bestellung schickt der Lieferant idealerweise eine Bestellbestätigung zurück. Damit weiß der Einkauf, dass die Bestellung angenommen wurde und mit welcher Lieferzeit zu rechnen ist.

Der eigentlich spannende Schritt aus Anwendersicht kommt aber jetzt: der Wareneingang.

Sobald die Ware physisch im Lager ankommt, wird sie in SAP vereinnahmt. Die zentrale Transaktion dafür heißt MIGO.

Beim Wareneingang zur Bestellung verwendest du die Bewegungsart 101. Diese Bewegungsart ist eines der absoluten Pflichtwissen für die MM-Prüfung. Merk dir:

• Bewegungsart 101 = Wareneingang zur Bestellung

Was passiert beim Buchen?

• Der Bestand des Materials erhöht sich
• Es wird automatisch ein Materialbeleg erzeugt (er dokumentiert die mengenmäßige Bewegung)
• Es wird gleichzeitig ein Buchhaltungsbeleg erzeugt (er dokumentiert die wertmäßige Buchung)

Genau diese Doppelbuchung, einmal Materialbeleg und einmal Buchhaltungsbeleg, ist ein Klassiker in Prüfungsfragen. Wenn du das im Schlaf erklären kannst, hast du schon viele Punkte sicher.

Schritt 8: Rechnungsprüfung (MIRO) und der dreiseitige Abgleich

Irgendwann kommt die Rechnung des Lieferanten. Diese wird in SAP über die Transaktion MIRO erfasst (logistische Rechnungsprüfung).

Das System macht jetzt etwas sehr Wichtiges: den dreiseitigen Abgleich (englisch three-way match).

Dabei werden drei Belege miteinander verglichen:

• Bestellung (was war vereinbart?)
• Wareneingang (was wurde tatsächlich geliefert?)
• Rechnung (was berechnet uns der Lieferant?)

Nur wenn diese drei Dokumente in Menge und Preis übereinstimmen, läuft die Rechnung sauber durch. Bei Abweichungen sperrt SAP die Rechnung automatisch zur Klärung.

Beispiel: Bestellt waren 100 Stück zu 5 Euro. Geliefert wurden auch 100 Stück. Wenn der Lieferant aber jetzt 6 Euro pro Stück berechnet, erkennt SAP die Preisdifferenz und stellt die Rechnung zur Prüfung zurück.

Genau dieser Mechanismus, der dreiseitige Abgleich, ist einer der wichtigsten Kontrollpunkte in der Buchhaltung und ein typisches Prüfungsthema.

Schritt 9: Zahlung in FI

Wenn die Rechnung erfolgreich durch die Prüfung gelaufen ist, ist die Beschaffung aus MM-Sicht eigentlich abgeschlossen. Der letzte Schritt findet im Modul SAP FI (Finance) statt: die tatsächliche Zahlung an den Lieferanten.

In FI wird die offene Verbindlichkeit reguliert, typischerweise über den automatischen Zahllauf oder eine manuelle Zahlung. Damit ist der Procure-to-Pay-Kreis geschlossen.

Für die MM-Prüfung musst du nicht in die Tiefe der FI-Buchungen einsteigen. Es reicht zu wissen:

• Die Zahlung passiert in FI, nicht in MM
• MM und FI sind über die integrierte Buchung verknüpft
• Die Buchhaltungsbelege aus dem Wareneingang und der Rechnungsprüfung sind die Brücke zwischen den beiden Modulen

Wenn dich das Thema Zahlung und Buchhaltung tiefer interessiert, schau auch ins Modul SAP FI.

Praxis-Tipps: Häufige Fehler in der Prüfung

Die meisten Punkte verschenken Prüflinge nicht, weil sie den Prozess nicht kennen, sondern weil sie die Begriffe vermischen. Diese Fehler sehe ich besonders oft:

1. BANF und Bestellung verwechseln

Die BANF ist intern, die Bestellung ist extern. Wenn in einer Frage etwas vom Lieferanten ausgelöst oder an den Lieferanten geschickt wird, geht es um die Bestellung, nicht um die BANF.

2. Bewegungsart 101 nicht parat haben

101 = Wareneingang zur Bestellung. Diese Zahl muss sitzen. Sie ist in vielen Fragen direkt oder indirekt abgefragt.

3. Materialbeleg und Buchhaltungsbeleg trennen

Beim Wareneingang entstehen zwei Belege automatisch: einer für die Menge (Materialbeleg) und einer für den Wert (Buchhaltungsbeleg). Wer das durcheinanderbringt, verliert sicher Punkte.

4. Den dreiseitigen Abgleich richtig benennen

Die drei Belege sind Bestellung, Wareneingang, Rechnung. Nicht „Anfrage, Lieferung, Zahlung“ oder Ähnliches. Genau diese drei Begriffe.

5. Rahmenverträge nicht auseinanderhalten

Lieferplan = Termine und Mengen sind verteilt. Mengenkontrakt = eine Gesamtmenge, flexibel abgerufen. Ein Klassiker für Multiple-Choice-Fragen.

Warum P2P in der UC_MM_S42023-Prüfung dominiert

Die offizielle Themenverteilung der UC_MM_S42023 zeigt klar: Bestellabwicklung steht mit über 20 % an der Spitze. Damit ist sie das mit Abstand wichtigste Einzelthema der Prüfung.

Das macht aus didaktischer Sicht Sinn. P2P ist das, was Anwender im echten SAP-Alltag tagtäglich machen. Wer den Beschaffungsprozess verstanden hat, kann viele Folgefragen aus den Bereichen Stammdaten, Bewegungsdaten, Auswertungen und Integrationen logisch ableiten.

Wenn du also in deiner Vorbereitung Schwerpunkte setzen musst, dann ist der Procure-to-Pay-Prozess der eine Schwerpunkt, den du auf keinen Fall auslassen darfst. Er bringt dir prozentual am meisten Punkte für die investierte Lernzeit.

Mehr zur Struktur und Themenverteilung der Prüfung findest du in diesem Beitrag: Ablauf der SAP MM Prüfung (UC_MM_S42023). Wenn du Begriffe wie BANF, Bestellung, Wareneingang oder Bewegungsart noch einmal nachschlagen willst, hilft dir das Glossar. Eine Übersicht über alle Inhalte des Moduls findest du auf der Seite zum Modul SAP MM.

Fazit: Den Prozess als Geschichte verstehen

Wenn du dir den Procure-to-Pay-Prozess als logische Geschichte einprägst, ist er nicht mehr schwer:

„Jemand braucht etwas (Bedarf), meldet das intern (BANF), der Einkauf sucht einen Lieferanten (Bezugsquellenfindung), holt sich, falls nötig, eine Freigabe (Freigabestrategie), schickt eine Bestellung raus (ME21N), bekommt die Ware (MIGO mit 101), bekommt die Rechnung (MIRO), gleicht alles ab (dreiseitiger Abgleich) und überweist (FI).“

Genau diese Erzählung ist die Grundlage, mit der du in der Prüfung nicht nur Begriffe wiedererkennst, sondern auch Zusammenhänge selbst herleiten kannst. Und das ist der Unterschied zwischen „auswendig gelernt“ und „wirklich verstanden“.

Bestellabwicklung ist mit über 20 % Anteil das wichtigste Themengebiet in der UC_MM_S42023-Prüfung. Auf sapprep.de übst du mit 307 prüfungsnahen Fragen genau diese Prozesse, von der BANF bis zum dreiseitigen Abgleich. Die ersten 20 Fragen sind kostenlos: Starte direkt mit der Demo auf app.sapprep.de/demo und finde heraus, wo du beim Procure-to-Pay-Prozess schon sicher bist und wo du noch nachschärfen solltest. Wer die häufigsten Fragetypen kennen will, findet zusätzlich Beispiele auf der Übersichtsseite zu den SAP-Anwenderzertifizierungs-Fragen.