SAP Glossar — Die 50 wichtigsten Begriffe

Das Anlagevermögen umfasst alle langfristigen Vermögenswerte eines Unternehmens — z.B. Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge. In SAP wird es im Modul FI-AA (Asset Accounting) verwaltet. Abschreibungen werden automatisch über vordefinierte Abschreibungsschlüssel berechnet und gebucht.

Die Auftragsabwicklung bezeichnet den gesamten Prozess von der Kundenanfrage bis zur Lieferung und Fakturierung. In SAP SD umfasst sie Verkaufsauftrag, Lieferung, Warenausgang und Rechnung. Dieser Prozess wird auch als 'Order-to-Cash' bezeichnet.

Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen an seine Kunden stellt. In SAP wird sie im SD-Modul als Faktura erstellt und automatisch an die Finanzbuchhaltung (FI) übergeben. Sie erzeugt eine offene Forderung im Debitorenkonto.

Eine Benutzerrolle legt fest, welche SAP-Transaktionen und Berechtigungen ein Mitarbeiter nutzen darf. Rollen werden in der Benutzerverwaltung (Transaktion SU01) zugewiesen. Das Berechtigungskonzept ist ein zentraler Bestandteil der SAP-Sicherheit.

Die Bestellanforderung (BANF) ist eine interne Anfrage, Material oder Dienstleistungen zu beschaffen. Sie wird in der Transaktion ME51N erstellt und nach Freigabe in eine Bestellung umgewandelt. Die BANF löst den offiziellen Beschaffungsprozess aus.

Die Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das ein Unternehmen an einen Lieferanten sendet. In SAP wird sie mit Transaktion ME21N erstellt und enthält Materialien, Mengen, Preise und Lieferbedingungen. Sie ist das zentrale Dokument im Einkaufsprozess (Procure-to-Pay).

Die Bewegungsart steuert in SAP MM, welche Art von Bestandsbewegung durchgeführt wird. Beispiele: 101 = Wareneingang zur Bestellung, 261 = Warenentnahme für Fertigungsauftrag, 311 = Umbuchung zwischen Lagerorten. Jede Bewegungsart hat vordefinierte Buchungsregeln und Bestandsauswirkungen.

Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit in SAP FI, für die eine vollständige Buchhaltung mit eigenem Jahresabschluss erstellt werden kann. Er entspricht rechtlich einer eigenständigen Gesellschaft. Alle Finanzbuchungen werden einem Buchungskreis zugeordnet.

Die Buchungsperiode definiert den Zeitraum, in dem Buchungen in SAP vorgenommen werden können — typischerweise ein Monat. Perioden können geöffnet oder geschlossen werden, um versehentliche Buchungen in falsche Zeiträume zu verhindern. Die Steuerung erfolgt über die Transaktion OB52.

Controlling (CO) ist das SAP-Modul für die interne Kostenrechnung und Managementberichterstattung. Es ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung von Kosten und Ergebnissen. Wichtige Bestandteile sind Kostenstellen, Innenaufträge und die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA).

Ein Debitor ist ein Geschäftspartner, dem das Unternehmen eine Rechnung stellt — also ein Kunde. In SAP FI werden Debitoren in der Debitorenbuchhaltung verwaltet. Offene Posten entstehen durch Ausgangsrechnungen und werden bei Zahlungseingang ausgeglichen.

Die Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Lieferant an das Unternehmen stellt. In SAP wird sie mit Transaktion MIRO (Logistik-Rechnungsprüfung) erfasst und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen (Dreiseitiger Abgleich). Bei Übereinstimmung wird automatisch ein Kreditorenbeleg erzeugt.

Die Einkaufsgruppe ist ein Kürzel für einen Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern, die für bestimmte Beschaffungsvorgänge verantwortlich sind. Sie wird in Bestellungen und Bestellanforderungen eingetragen. Über die Einkaufsgruppe lassen sich Auswertungen und Benachrichtigungen steuern.

Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit in SAP MM, die für Einkaufsaktivitäten und Lieferantenverhandlungen zuständig ist. Sie kann einem oder mehreren Werken zugeordnet sein. Konditionen und Rahmenverträge werden auf Ebene der Einkaufsorganisation gepflegt.

Die Finanzbuchhaltung (FI) ist das zentrale SAP-Modul für das externe Rechnungswesen. Sie umfasst Hauptbuch, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung. Buchungen aus anderen Modulen (MM, SD) fließen automatisch in die FI ein und erzeugen dort Buchhaltungsbelege.

Der Geschäftspartner ist das zentrale Stammdatenobjekt in S/4HANA für Kunden und Lieferanten. Er ersetzt die früher getrennten Debitor- und Kreditorenstammdaten. Ein Geschäftspartner kann verschiedene Rollen haben — z.B. Kunde (Debitor), Lieferant (Kreditor) oder Mitarbeiter.

Das Hauptbuch ist das zentrale Buchungsbuch in SAP FI, in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden. Es bildet die Grundlage für den Jahresabschluss und externe Berichte. In S/4HANA wurde das Hauptbuch überarbeitet und bietet durch das 'Universal Journal' mehr Flexibilität und Echtzeitauswertungen.

Der Einkaufsinfosatz enthält Informationen über die Beziehung zwischen einem Material und einem Lieferanten — insbesondere Preise und Lieferbedingungen. Er dient als Datenquelle beim Anlegen von Bestellungen. Infosätze können manuell gepflegt oder automatisch aus Bestellungen aktualisiert werden.

Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Materialien zu einem bestimmten Zeitpunkt. In SAP wird der Inventurprozess über Inventurbelege gesteuert. Bei Differenzen zwischen gezählten und gebuchten Beständen werden Zu- oder Abbuchungen vorgenommen und Buchhaltungsbelege erzeugt.

Das Kalkulationsschema legt fest, in welcher Reihenfolge Konditionsarten (Preise, Rabatte, Zuschläge, Steuern) bei der Preisfindung berücksichtigt werden. Es ist ein zentrales Konfigurationsobjekt in SD und MM. Über das Kalkulationsschema wird der Nettowert einer Bestellung oder eines Auftrags berechnet.

Konditionen sind Regeln für die automatische Preisfindung in SAP — z.B. Basispreise, Rabatte, Zuschläge oder Steuern. Sie werden in Konditionssätzen gespeichert und über Konditionsarten und Kalkulationsschemata gesteuert. Das Konditionstechniksystem ist ein zentrales Konzept in SD und MM.

Der Kontenplan ist die Gesamtheit aller Sachkonten, die für die Buchführung verwendet werden. In SAP wird er auf Mandantenebene gepflegt und von einem oder mehreren Buchungskreisen genutzt. Er strukturiert die Finanzdaten nach gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen.

Eine Kostenstelle ist eine Organisationseinheit im Controlling, der Kosten zugeordnet werden. Sie repräsentiert typischerweise eine Abteilung oder einen Bereich — z.B. Vertrieb, IT oder Produktion. Über Kostenstellen lassen sich Budgets planen und Ist-Kosten analysieren und vergleichen.

Ein Kreditor ist ein Geschäftspartner, von dem das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen kauft — also ein Lieferant. In SAP FI werden Kreditoren in der Kreditorenbuchhaltung verwaltet. Offene Posten entstehen durch Eingangsrechnungen und werden bei Zahlung ausgeglichen.

Der Lagerort ist eine Organisationseinheit innerhalb eines Werkes, die einen bestimmten Lagerbereich kennzeichnet. Materialbestände werden immer auf Ebene Werk + Lagerort geführt. Ein Werk kann mehrere Lagerorte haben — z.B. Hauptlager, Quarantänelager oder Fertigwarenlager.

Die Lagerverwaltung in SAP ermöglicht die detaillierte Steuerung von Warenbewegungen innerhalb eines Lagers. Das Modul EWM (Extended Warehouse Management) bietet Lagertypen, Lagerplätze und Transportaufträge für komplexe Lagerstrukturen. Es geht über die einfache Lagerortführung in MM hinaus.

Ein Lieferant ist ein Unternehmen oder eine Person, die dem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen liefert. In SAP wird der Lieferant als Kreditor (FI) oder Geschäftspartner (S/4HANA) angelegt. Der Lieferantenstamm enthält Adresse, Bankverbindung sowie Einkaufs- und Buchhaltungsdaten.

Der Lieferschein (in SAP SD: Auslieferung) begleitet physische Warensendungen an den Kunden. Er wird aus dem Verkaufsauftrag erzeugt und enthält Materialien, Mengen und Empfängeradresse. Nach Kommissionierung und Verpackung wird der Warenausgang gebucht, was den Lagerbestand reduziert.

Der Mandant ist die oberste Organisationsebene in SAP und entspricht einem vollständigen SAP-System mit eigenen Daten, Konfigurationen und Benutzern. Typischerweise gibt es separate Mandanten für Entwicklung (DEV), Test (QAS) und Produktion (PRD). Jeder Buchungskreis ist einem Mandanten zugeordnet.

Der Materialbeleg dokumentiert jede Bestandsbewegung in SAP — z.B. Wareneingang, Warenausgang oder Umbuchung. Er wird automatisch beim Buchen einer Bewegung erzeugt und enthält Material, Menge, Bewegungsart und Datum. Er ist der revisionssichere Nachweis für jede Lagerveränderung.

Der Materialstamm ist das zentrale Stammdatenobjekt für alle Materialinformationen in SAP. Er enthält Daten zu Beschreibung, Mengeneinheit, Einkauf, Lagerung, Buchhaltung und Vertrieb — gegliedert in Sichten. Ohne gepflegten Materialstamm sind viele SAP-Prozesse nicht möglich.

Die Organisationsstruktur in SAP bildet die rechtliche und logistische Unternehmensstruktur ab. Sie besteht aus Einheiten wie Mandant, Buchungskreis, Werk, Lagerort, Einkaufsorganisation und Vertriebsbereich. Das korrekte Aufsetzen der Organisationsstruktur ist die Basis aller SAP-Prozesse.

Ein Profit Center ist eine Einheit im Controlling, für die Kosten und Erlöse separat ausgewiesen werden. Es ermöglicht die interne Ergebnisrechnung nach Unternehmensbereichen oder Produktgruppen. Anders als eine Kostenstelle hat ein Profit Center sowohl Kosten- als auch Erlösverantwortung.

Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. In SAP gibt es Lieferpläne (zeitbasiert) und Mengenkontrakte (mengenbasiert). Einzelbestellungen können aus Rahmenverträgen abgerufen werden.

Rechnungen in SAP können Eingangsrechnungen (von Lieferanten, Modul MM) oder Ausgangsrechnungen (an Kunden, Modul SD) sein. Beide erzeugen automatisch Buchhaltungsbelege in FI. Die Rechnungsprüfung in MM gleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang ab (Dreiseitiger Abgleich).

Eine Reservierung in SAP MM sperrt eine bestimmte Materialmenge für einen zukünftigen Bedarf — z.B. für einen Fertigungsauftrag oder eine Kostenstelle. Das Material ist weiterhin im Lager, aber für andere Entnahmen nicht verfügbar. Reservierungen verbessern die Planungssicherheit.

SAP S/4HANA ist die aktuelle Generation der SAP-ERP-Software, die auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA läuft. Sie bietet schnellere Verarbeitung, vereinfachte Datenmodelle und eine neue Benutzeroberfläche (SAP Fiori). S/4HANA löst das ältere SAP ECC ab und ist die Grundlage für SAP-Zertifizierungen ab 2025.

SAP Fiori ist die moderne, browserbasierte Benutzeroberfläche für SAP-Anwendungen. Sie basiert auf dem Design-Prinzip 'einfach, kohärent, ansprechend' und ist für Mobilgeräte optimiert. Fiori-Apps ersetzen zunehmend die klassische SAP GUI-Oberfläche und sind in S/4HANA der Standard.

SAP GUI ist die klassische Desktop-Benutzeroberfläche für SAP-Systeme. Benutzer rufen Funktionen über Transaktionscodes auf (z.B. ME21N für Bestellung anlegen, FB50 für Sachkontenbuchung). Obwohl durch SAP Fiori ergänzt, ist SAP GUI in vielen Unternehmen noch im täglichen Einsatz.

Ein Sachkonto ist ein Konto im Hauptbuch, auf dem Geschäftsvorfälle gebucht werden — z.B. Kasse, Verbindlichkeiten oder Umsatzerlöse. Sachkonten werden im Kontenplan definiert und für jeden Buchungskreis aktiviert. Sie bilden die Grundlage der gesamten Finanzbuchhaltung.

SD ist das SAP-Modul für Vertrieb und Distribution. Es deckt den gesamten Verkaufsprozess von der Anfrage über Angebot und Verkaufsauftrag bis zu Lieferung und Fakturierung ab (Order-to-Cash). SD ist eng mit MM (Lager, Bestand) und FI (Debitorenbuchhaltung) integriert.

Die Sparte ist eine Organisationseinheit in SAP SD, die Materialien oder Dienstleistungen nach Produktgruppen gliedert — z.B. Elektronik oder Textilien. Sie ist Teil des Vertriebsbereichs (Verkaufsorganisation + Vertriebsweg + Sparte). Statistiken und Konditionen können spartenspezifisch ausgewertet werden.

Stammdaten sind langfristig gültige Grunddaten in SAP — z.B. Materialstamm, Kundenstamm, Lieferantenstamm oder Kontenplan. Sie werden einmalig angelegt und von vielen Prozessen und Belegen wiederverwendet. Schlechte Stammdatenqualität ist eine häufige Ursache für Fehler in SAP-Prozessen.

Eine Transaktion ist in SAP ein über einen Transaktionscode aufrufbarer Programmablauf — z.B. ME21N (Bestellung anlegen), FB50 (Sachkontenbuchung) oder MIRO (Rechnungseingabe). Transaktionscodes sind meistens 4-stellige Kürzel. Sie sind der schnellste Weg, SAP-Funktionen direkt aufzurufen.

Eine Umlagerung bezeichnet die Bewegung von Material zwischen zwei Lagerorten oder Werken in SAP. Sie kann über eine Umlagerungsbestellung (mit Bestellprozess, Bewegungsarten 301/303) oder direkt per Umbuchung (Bewegungsarten 311/312) erfolgen. Umlagerungen sind im Versandhandel und in der Produktion häufig.

Der Verkaufsauftrag ist das zentrale Belegdokument im SAP SD-Modul und repräsentiert eine verbindliche Kundenbestellung. Er enthält Materialien, Mengen, Preise, Liefertermine und Versandbedingungen. Aus dem Verkaufsauftrag werden Lieferungen und Rechnungen erzeugt.

Der Vertriebsbereich ist eine Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte. Er definiert, wie ein Produkt an einen Kunden verkauft wird. Kundenstammdaten, Preise und Konditionen werden oft auf Vertriebsbereichsebene gepflegt.

Der Vertriebsweg beschreibt, wie Produkte den Kunden erreichen — z.B. Direktvertrieb, Großhandel oder Online-Shop. Er ist Teil des Vertriebsbereichs und beeinflusst Konditions- und Kundenstammdaten. Unterschiedliche Vertriebswege ermöglichen verschiedene Preisstrategien für dasselbe Material.

Der Warenausgang dokumentiert die Entnahme von Material aus dem Lager — z.B. für Kundenlieferungen oder Fertigungsaufträge. In SAP reduziert er den Lagerbestand und erzeugt automatisch Buchhaltungsbuchungen. Im SD-Prozess wird der Warenausgang bei der Auslieferung gebucht.

Der Wareneingang dokumentiert die physische Annahme von Waren im Lager. In SAP wird er mit Transaktion MIGO gebucht und erzeugt einen Materialbeleg sowie einen Buchhaltungsbeleg. Der Wareneingang erhöht den Lagerbestand und ist Voraussetzung für die anschließende Rechnungsprüfung.

Das Werk ist eine zentrale Organisationseinheit in SAP, die einen Produktionsstandort, ein Lager oder eine Filiale repräsentiert. Es ist einem Buchungskreis zugeordnet und kann mehrere Lagerorte enthalten. Viele Material- und Einkaufsdaten werden auf Werkebene gepflegt.