Belegerfassung in SAP FI: Grundlagen für Buchhalter (UC_FI_S42023)

Wenn du dich auf die SAP Financial Accounting Anwenderzertifizierung (UC_FI_S42023) vorbereitest, kommst du an einem Thema nicht vorbei: der Belegerfassung. Egal ob Hauptbuch, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung — alle Buchungen in SAP FI sind am Ende Belege. Wer das Belegkonzept versteht, hat einen großen Teil der Prüfung im Griff.

In diesem Artikel arbeiten wir die Belegerfassung Schritt für Schritt durch — direkt aus dem offiziellen SAP-Schulungsbuch TS4F01 (Externes Rechnungswesen FI mit SAP S/4HANA, Akademie Teil 1, Col26), Kapitel 4 Lektion „Anlegen einfacher Belege in FI". Die Inhalte spiegeln das wider, was für Anwender und Buchhalter in der Prüfung wirklich relevant ist.

Was du laut Zertifizierungsleitfaden wissen musst

Aus dem offiziellen Leitfaden UC_FI_S42023 (Version 08/2024 V24.01):

• Buchungscode: UC_FI_S42023
• Softwarekomponente: SAP S/4HANA 2023
• Quellen-Bücher: S4F10_20 und S4F17_26
• 60 Fragen, 90 Minuten (Fachmodul)
• Bestehensgrenze: 55 % | mit Auszeichnung: 75 %
• 5 Jahre gültig
• Hilfsmittel: keine zugelassen
• Durchführung: Onlineprüfung bei einem SAP-Partner

Belegerfassung-relevante Themengebiete in der Prüfung:

• Hauptbuch — 11-20 % der Fragen (++)
• Grundlagen — 11-20 % (++)
• Debitorenbuchhaltung — 11-20 % (++)
• Anlagenbuchhaltung — 11-20 % (++)
• Abschluss — 11-20 % (++)
• Kreditorenbuchhaltung — 1-10 % (+)

5 von 6 Themengebieten sind hoch gewichtet (++). Die Belegerfassung schneidet alle diese Themen — denn jede Buchung im Hauptbuch, in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ist letztlich ein Beleg.

Was ist ein FI-Beleg überhaupt?

Ein FI-Beleg ist die zentrale Einheit, in der jeder einzelne Geschäftsvorfall in der Finanzbuchhaltung gespeichert wird. Er besteht aus zwei Teilen:

• Dem Belegkopf — mit allgemeinen Daten wie Buchungsdatum, Belegart, Buchungskreis, Währung
• Den Belegpositionen — mit den eigentlichen Buchungszeilen (Sachkonto, Soll/Haben-Betrag, Kostenstelle, Profitcenter)

Aus dem Buch (TS4F01 Col26, Lektion „Anlegen einfacher Belege in FI"): „Geben Sie im Belegkopf die allgemeinen Daten für den Buchungsbeleg ein. Wichtige Eingabefelder befinden sich im Vordergrund auf der Einstiegsregisterkarte (Basisdaten), seltener genutzte Felder befinden sich auf den anderen Registerkarten."

Jeder Beleg muss ausgeglichen sein: Soll-Summe = Haben-Summe. Das ist die fundamentale Regel der doppelten Buchführung — und SAP erzwingt sie technisch beim Buchen.

Die fünf Buchungsarten in SAP S/4HANA Finance

Aus dem TS4F01-Buch: diese Arten von Buchungen können mit SAP-Fiori-Apps in SAP S/4HANA (FI) durchgeführt werden:

• Sachkontenbuchungen — z.B. Geldtransfer von Bank zu Kasse
• Debitorenrechnungsbuchungen — Ausgangsrechnungen an Kunden
• Debitorengutschriftsbuchungen — Gutschriften an Kunden
• Kreditorenrechnungsbuchungen — Eingangsrechnungen von Lieferanten
• Kreditorengutschriftsbuchungen — Gutschriften von Lieferanten

Konkrete Beispiel-Buchungen aus dem Buch (Abbildung 97):

• Sachkontenbuchung: 5000 € werden vom Hausbankkonto abgehoben und in die Kasse gelegt → Buchung: Kasse 5000 (Soll) / Bank 5000 (Haben)
• Kreditorenrechnung: Aufwand 100000 + Vorsteuer 10000 (Soll) / Kreditor 110000 (Haben)
• Debitorenrechnung: Debitor 220000 (Soll) / Vertriebserlöse 200000 + Ausgangssteuer 20000 (Haben)

Die Belegart — wofür ist die da?

Die Belegart ist ein zentrales Steuerelement in jedem Beleg. Sie bestimmt:

• Aus welchem Nummernkreis die Belegnummer gezogen wird
• Welche Kontotypen (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlage, Material) zugelassen sind
• Ob eine Belegaufteilung stattfindet
• Welche Felder in der Belegerfassung sichtbar oder Pflicht sind

Aus dem Buch: „Für die Erfassung von Rechnungs- und Gutschriftseingängen können Sie pro Vorgang eine Belegart hinterlegen. Diese Belegart wird dann als allgemeiner Vorschlagswert angezeigt. Sie können diese vorgeschlagene Belegart jederzeit überschreiben, wenn das Feld ‚Belegart‘ bei der Erfassung eingabebereit ist. Wenn Sie keine Belegart hinterlegen, schlägt das System Standardbelegarten vor, z.B. KR bei der Erfassung von Kreditorenrechnungen."

Die wichtigsten Standard-Belegarten (aus dem Buch direkt belegbar):

• SA — Sachkontenbuchung (z.B. Hauptbuch-Buchung wie Bank zu Kasse)
• KR — Kreditorenrechnung (Standard-Vorschlag bei Kreditorenrechnungs-Erfassung)

Andere gängige Belegarten (aus der SAP-Standardbelegung): DR Debitorenrechnung, DG Debitorengutschrift, KG Kreditorengutschrift, AB Buchhaltungsbeleg, AF Anlagen-Abschreibungsbuchung.

Vorerfassen, Buchen, Merken — drei Optionen pro Beleg

Das ist eines der wichtigsten Prüfungs-Konzepte. Aus dem Buch:

„In der Belegerfassungstransaktion können Sie entscheiden, was mit dem Beleg geschehen soll: Vorerfassen, Buchen, Merken."

Was bedeutet jede Option konkret?

• Buchen — der Beleg wird endgültig gespeichert, bekommt eine Belegnummer, geht in alle Auswertungen (Bilanz, GuV, Saldenliste) ein. Reversibel nur durch Storno.
• Vorerfassen — der Beleg ist gespeichert, hat eine vorläufige Belegnummer, fließt aber NICHT in Bilanz/GuV ein. Wird typischerweise verwendet, wenn z.B. ein Sachbearbeiter erfassen darf, aber die endgültige Buchung erst durch den Buchhaltungsleiter freigegeben wird (Vier-Augen-Prinzip).
• Merken — der Beleg wird als Gemerkter Beleg (Held Document) zwischengespeichert, bekommt eine intern verwendete Nummer, ist aber unvollständig oder noch ohne Buchungsabsicht. Du nutzt das z.B., wenn du noch zusätzliche Daten holen musst.

Belegkopf-Felder im Detail

Wenn du in einer SAP-Fiori-App wie Hauptbuchbelege buchen oder Eingangsrechnungen anlegen arbeitest, gibst du im Belegkopf typischerweise folgende Daten ein (aus Übung 17 im TS4F01 dokumentiert):

• Buchungsbelegdatum (= Rechnungsdatum bei Eingangsrechnungen)
• Buchungsdatum — das Datum, das die Buchungsperiode bestimmt
• Buchungsbelegart — z.B. SA für Sachkontenbuchung
• Buchungskreis — z.B. GR## (Mandantengröße im Schulungsumfeld)
• Transaktionswährung — z.B. EUR
• Text — beliebiger Erläuterungstext

Bei Kreditoren- oder Debitorenrechnungen kommen Felder wie Lieferant/Kunde, Referenz, Betrag, Steuerkennzeichen dazu.

Texte in Belegen — der Sternchen-Trick

Aus dem Buch: „Sie haben die Möglichkeit, zu jeder Belegposition einen erklärenden Text einzugeben. Dieser Text kann intern und extern verwendet werden. Wenn Sie Texte für externe Zwecke verwenden möchten, z.B. für die Korrespondenz, für Mahnungen und Zahlungsavise, dann geben Sie ein Sternchen (*) vor dem Text ein."

Wichtiger Hinweis aus dem Buch dazu: „Das Sternchen wird beim Ausdruck entfernt." Das ist eine typische Prüfungsfrage — Texte mit (*) erscheinen extern (auf Mahnungen, Avisen), Texte ohne (*) sind nur intern sichtbar.

Hilfsmittel beim Erfassen — Vorlagen sparen Zeit

SAP bietet drei Vorlagentypen, mit denen sich wiederkehrende Buchungen schneller erfassen lassen. Aus dem Buch: „Über die Drucktaste ‚Arbeitsvorlagen an‘ können Sie auf folgende Vorlagen zugreifen und diese auswählen: Erfassungsvarianten, Account assignment templates (Kontiervorlagen), Held documents (Gemerkte Belege)."

• Erfassungsvarianten — bestimmte Bildschirm-Layouts mit vorausgewählten Spalten und Reihenfolgen (z.B. STANDARD 3_0100 oder Z_WITH_COST_CENTER)
• Kontiervorlagen (Account Assignment Templates) — vordefinierte Konto/Kostenstellen-Kombinationen, die mit einem Klick übernommen werden
• Gemerkte Belege — siehe oben „Merken"

Zusätzlich gibt es laut Buch die App Buchungsbelegvorlagen verwalten: „Wenn Sie eine Buchungsbelegvorlage anlegen, wählen Sie die Felder und Werte aus, die Sie für eine bestimmte Verwendung benötigen, z.B. zum Einreichen und Buchen von Buchungsbelegen. Beim Anlegen einer Buchungsvorlage können Sie diese auch öffentlich machen, d.h. mit anderen Benutzern in Ihrer Organisation teilen."

Der Buchungs-Ablauf: vom Eintippen bis zur Belegnummer

Ein typischer Buchungs-Workflow läuft so ab (basierend auf Übung 17 im TS4F01):

1. SAP Fiori App auswählen — z.B. Hauptbuchbelege buchen in der Gruppe „Hauptbuch" oder Eingangsrechnungen anlegen in der Gruppe „Kreditoren"
2. Belegkopf füllen — Buchungsbelegdatum, Buchungsdatum, Belegart, Buchungskreis, Währung
3. Belegpositionen erfassen — Sachkonto, Soll/Haben-Betrag, Kostenstelle, Profitcenter, Text
4. Simulieren (Tastatur F9) — SAP zeigt dir die fertige Buchung mit allen automatisch generierten Positionen (Steuer, Profitcenter-Aktualisierung, Belegaufteilung) BEVOR du buchst
5. Buchen — endgültiges Speichern, das System vergibt eine Belegnummer
6. Erfolgsmeldung — typische SAP-Bestätigung wie z.B. „Der Buchungsbeleg xxxxxxxx (Geschäftsjahr/Buchungskreis) wurde erfolgreich gesichert"
7. Belegnummer notieren — für die spätere Suche oder im Anschluss-Workflow

Wichtig: Erst nach dem Klick auf „Buchen" ist der Beleg endgültig. Bis dahin kannst du jederzeit alles ändern oder verwerfen.

Buchungsberechtigungen und Toleranzgruppen

SAP schützt vor versehentlichen oder zu großen Buchungen über sogenannte Toleranzgruppen. Aus TS4F01 (Lektion „Verwalten von Buchungsberechtigungen"): „Definieren Sie die maximale Toleranz für Zahlungsdifferenzen, um folgende Aspekte während eines Buchungsvorgangs und während der Verarbeitung von Ausgleichsvorgängen festzulegen."

Pro Mitarbeiter werden vier Grenzen festgelegt:

1. Höchstbetrag pro Beleg (Summe aller Soll- oder Habenpositionen eines Belegs)
2. Höchstbetrag pro Belegposition in Verbindung mit einem Debitoren- oder Kreditorenkonto (Betrag pro offenem Posten)
3. Skontoprozentsatz, den der Mitarbeiter einer Belegposition maximal zuweisen kann
4. Maximale Toleranz für Zahlungsdifferenzen (Über- oder Unterzahlung)

Beispiele aus dem Buch zur Veranschaulichung:

• Sachbearbeiter (Toleranzgruppe „Leer"): 500.000 pro Beleg, 300.000 pro Kontokorrent-Position, 5 % Skonto
• Buchhaltungsleiter (z.B. Toleranzgruppe „SUPV"): 5.000.000 pro Beleg, 800.000 pro offenem Posten, 10 % Skonto

Wenn du als Sachbearbeiter eine Buchung über 600.000 € versuchst und du in der Toleranzgruppe „Leer" mit Limit 500.000 bist — SAP weist die Buchung ab. Das ist eine eingebaute Sicherheitsschicht, kein Bug.

Mit Übungsfragen vertiefen

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