SAP FI Kreditorenbuchhaltung — von der Eingangsrechnung bis zum Zahlungslauf

Die SAP FI Kreditorenbuchhaltung ist neben der Debitorenbuchhaltung das wichtigste Nebenbuch im Finanzwesen. Sie bildet ab, was ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet — und damit den gesamten Weg von der eingehenden Rechnung bis zur tatsächlichen Zahlung über das Bankkonto. In S/4HANA ist dieser Prozess konsequent auf den zentralen Geschäftspartner ausgerichtet, integriert MM nahtlos über das WE/RE-Verrechnungskonto und stellt mit dem automatischen Zahlungslauf F110 das Herzstück der täglichen Zahlungsdisposition bereit. Wer die SAP FI Zertifizierung (UC_FI_S42023) ablegt, muss diesen Prozess sicher beherrschen.

Dieser Leitfaden führt durch jeden Schritt: Stammsatz anlegen, Eingangsrechnung mit FB60 oder F-43 erfassen, Zahlungsbedingungen und Skonto verstehen, F110 in vier Schritten ausführen und manuelle Zahlungen mit F-53 nachholen. Am Ende finden Sie fünf reale Prüfungsfragen im UC_FI-Stil.

Der Kreditorenstammsatz als Geschäftspartner

In S/4HANA gibt es keinen klassischen Kreditorenstammsatz mehr im alten Sinn — alle Lieferanten werden als Geschäftspartner (GP) angelegt und erhalten dann die Rolle „FI-Kreditor". Ein vollständiger Kreditorenstammsatz, der zugleich als Lieferant in MM dient, besteht aus drei Datenbereichen:

• Allgemeine Daten (GP-Ebene) — diese Informationen liegen mandantenweit vor und werden buchungskreisübergreifend genutzt. Hinterlegt sind hier Firmierung, Anschrift, steuerliche Identifikationsmerkmale sowie die Bankverbindungen des Lieferanten.
• Buchungskreisdaten (Rolle FI-Kreditor) — pro juristische Einheit individuell pflegbar. Arbeitet derselbe Lieferant mit mehreren Konzerngesellschaften zusammen, muss jeder Buchungskreis seine eigenen Konditionen hinterlegen. Zentrale Pflichtfelder sind das Abstimmkonto, voreingestellte Zahlungskonditionen, der Zahlweg für das automatische Zahlprogramm sowie das Mahnverfahren.
• Einkaufsorganisationsdaten (Rolle Lieferant, MM) — auf Ebene der jeweiligen Einkaufsorganisation. Für rein finanzbuchhalterische Vorgänge ohne Bestellbezug spielt dieses Segment keine Rolle; sobald jedoch Beschaffungsprozesse in MM laufen, ist die Pflege verpflichtend.

Die Kontogruppe wird bei der Stammsatz-Anlage zugeordnet und übernimmt mehrere steuernde Aufgaben gleichzeitig: Sie klassifiziert den Kreditor betriebswirtschaftlich, bestimmt den zugehörigen Nummernkreis und legt fest, welche Stammdatenfelder als Muss-, Kann-, Anzeige- oder ausgeblendetes Feld erscheinen. Einen Sonderfall stellt das CpD-Konto („Conto pro Diverse") dar. Es fungiert als Sammelstammsatz für gelegentliche Geschäftspartner, bei denen sich der Aufwand einer vollständigen Stammdatenpflege nicht rechnet — die individuellen Angaben wie Anschrift und Kontoverbindung werden stattdessen direkt im Belegkopf der jeweiligen Rechnung erfasst.

Drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit überhaupt auf einen FI-Kreditor gebucht werden kann: die Buchungsperiode muss offen sein, ein Buchungskreissegment muss für den GP gepflegt sein und es muss ein Abstimmkonto hinterlegt sein. Das Abstimmkonto ist das technische Bindeglied zwischen Kreditorennebenbuch und Hauptbuch — jede Buchung auf einen Kreditor läuft in Echtzeit automatisch über das Abstimmkonto in das Hauptbuch.

Eingangsrechnung erfassen mit FB60 und F-43

Für die Erfassung einer FI-Kreditorenrechnung gibt es zwei Transaktionen, die in der Praxis fast synonym verwendet werden:

• FB60 — Eingangsrechnung erfassen: Die moderne, vereinfachte Maske („Enjoy-Transaktion") mit nur einem Bild. Sie ist die Standardvariante für Kreditorenrechnungen ohne Bestellbezug, etwa für Miete, Telefon, Beraterleistungen oder andere Gemeinkosten.
• F-43 — Rechnung allgemein: Die klassische, dialogorientierte Variante mit Buchungsschlüsseln (z. B. 31 für „Kreditor Rechnung") und mehreren Bildern für Kopf- und Positionsdaten. F-43 ist flexibler bei Sonderfällen, etwa bei mehreren Kreditorenpositionen in einem Beleg.

Bei der Erfassung steuert die Belegart (z. B. „KR" für Kreditorenrechnung) den Nummernkreis und welche Kontoarten überhaupt zulässig sind. Der Buchungsschlüssel legt fest, dass ein Geschäftspartner in der Rolle FI-Kreditor in der Belegposition eingetragen werden darf.

Der typische Buchungssatz einer Eingangsrechnung über Beratungsleistungen lautet:

Aufwand Beratung (S)          850,00 EUR
Vorsteuer (S)                 161,50 EUR
        an Kreditor (H)              1.011,50 EUR

Über das Abstimmkonto „Verbindlichkeiten aus LuL" wird der Habenbetrag automatisch im Hauptbuch fortgeschrieben.

Zahlungsbedingungen und Skonto

Die Zahlungsbedingung ist ein zentraler Stammdatenparameter, der im Buchungskreissegment des Geschäftspartners hinterlegt wird und auch auf Vertriebsbereichsebene definiert werden kann. Sie steuert das Basisdatum, die Skontoperioden, den Skontosatz und das Nettofälligkeitsdatum.

Skonto wird im S/4HANA-Standard nach der Bruttomethode behandelt — das bedeutet: Erfolgt die Zahlung innerhalb des skontofähigen Zeitraums, erzeugt das System beim Ausgleich automatisch eine separate Buchungszeile, die den Skontobetrag erfolgswirksam auf dem Erlöskonto „Erhaltene Skonti" abbildet.

Der automatische Zahlungslauf F110

Der Zahlungslauf F110 ist das Herzstück der Kreditorenbuchhaltung. Statt jede Rechnung manuell zu zahlen, selektiert F110 alle fälligen offenen Posten, prüft auf Skontofähigkeit und erzeugt sowohl die Buchungen als auch die Zahlungsträgerdatei (SEPA-XML, DTAUS, Scheck). Der Lauf identifiziert sich über zwei Pflichtfelder: Ausführungsdatum und Identifikation (eine frei vergebene Kennung).

Im Schritt „Parameter pflegen" geben Sie das Datum des nächsten Zahllaufs an, die zu selektierenden Geschäftspartner und die Buchungskreise. Nicht möglich ist hier die Eingabe eines Dispositionsbetrags oder das Öffnen von Buchungsperioden — letzteres ist eine FI-Customizingaufgabe und nicht Teil von F110.

Der Zahlungslauf bebucht zwei Objekttypen: einerseits das Kreditorenkonto (Ausgleich der offenen Rechnung) und andererseits das Sachkonto (Bank-Verrechnungskonto plus ggf. Skontokonto). Nicht bebucht werden das WE/RE-Verrechnungskonto, Materialbestandskonten oder Aufwandskonten — diese wurden bereits durch Wareneingang und Rechnungsprüfung gebucht.

Manuelle Zahlung mit F-53 und Verbindung zu MM

Nicht jede Zahlung läuft über F110. Für Einzelfälle — etwa Sofortüberweisungen, Vorauszahlungen oder Korrekturbuchungen — steht F-53 (Ausgangszahlung buchen) zur Verfügung. Hier erfassen Sie manuell das Bankkonto, den Betrag, das Wertstellungsdatum und wählen anschließend die auszugleichenden offenen Posten des Kreditors aus.

Über die Modulgrenze hinaus läuft der Kreditorenprozess fast immer integriert mit MM. Sobald eine Bestellung im Spiel ist, sieht der Ablauf so aus:

1. Bestellung (MM) — Einkauf legt mit ME21N eine Bestellung an, Buchung erfolgt nicht.
2. Wareneingang MIGO (MM) — Buchung: Materialbestand an WE/RE-Verrechnungskonto.
3. Rechnungsprüfung MIRO (MM) — Buchung: WE/RE-Verrechnungskonto und Vorsteuer an Kreditor.
4. Zahlung F110 (FI) — Buchung: Kreditor an Bank-Verrechnung.

Das WE/RE-Verrechnungskonto ist ein nicht direkt bebuchbares Sachkonto, das die zeitliche Differenz zwischen Wareneingang und Rechnungseingang puffert. Es sollte nach Abschluss eines Vorgangs einen Saldo von null haben. Reine FI-Rechnungen ohne MM-Bezug (z. B. Mietzahlungen über FB60) laufen nicht über das WE/RE-Konto, sondern direkt auf Aufwand.

Mahnwesen für Kreditoren — selten, aber existent

Das Mahnverfahren ist primär ein Debitoren-Thema, aber im Standard auch für Kreditoren technisch verfügbar. Der Mahnlauf folgt vier Schritten: Parameter pflegen → Mahnvorschlag → Mahndruck einplanen → Ausdruck der Mahnungen. Damit ein Geschäftspartner überhaupt im Mahnlauf erscheint, muss im Stammsatz ein Mahnverfahren hinterlegt sein. Mahnstufe und „Letzte Mahnung" werden automatisch fortgeschrieben — Mahnverfahren und Mahnsperre sind dagegen reine Stammdaten und werden vom Programm nicht verändert.

Warum Kreditorenbuchhaltung prüfungsrelevant ist

In den UC_FI-Prüfungen ist die Kreditorenbuchhaltung mit einem zweistelligen Prozentanteil dauerhaft vertreten. Sie verbindet Stammdaten (Geschäftspartner, Kontogruppe, Abstimmkonto), Belegerfassung (Belegart, Buchungsschlüssel, Steuerlogik), automatisierte Massenprozesse (F110, Mahnlauf) und Modulintegration (MM-Rechnungsprüfung). Wer den Kreditorenprozess sauber erklären kann, beherrscht damit indirekt auch die Debitorenseite, weil die Programmlogik nahezu spiegelbildlich ist.

Beispielfragen im UC_FI-Stil

Frage 1: Aus welchen Teilen besteht ein Geschäftspartnerstammsatz, der als Kreditor (FI) und Lieferant (MM) verwendet wird? (3 richtige Antworten)
A) Allgemeine Daten — B) Buchungskreisdaten — C) Vertriebsbereichsdaten — D) Einkaufsorganisationsdaten — E) Anlagenbuchhaltungsdaten
Richtig: A, B, D.

Frage 2: Welche Voraussetzungen gelten für Buchungen auf einen Geschäftspartner in der Rolle FI-Kreditor? (3 richtige Antworten)
A) Eine Bilanzstruktur muss erstellt werden — B) Ein Buchungskreissegment muss definiert sein — C) Ein Abstimmkonto muss definiert sein — D) Die Buchungsperiode muss geöffnet sein — E) Es muss eine MM-Bestellung existieren
Richtig: B, C, D.

Frage 3: Welche Konten werden beim automatischen Zahllauf bebucht? (2 richtige Antworten)
A) Kreditorenkonto — B) Sachkonto und Skonto — C) WE/RE-Verrechnungskonto — D) Aufwandskonto — E) Materialbestandskonto
Richtig: A, B.

Frage 4: Was kann man beim Schritt „Parameter pflegen" zum Zahllauf eingeben? (3 richtige Antworten)
A) Datum, an dem der nächste Zahllauf erfolgen soll — B) Den Betrag, den man disponieren möchte — C) Die Geschäftspartner, die selektiert werden sollen — D) Die Buchungskreise zur Zahlungserzeugung — E) Die Buchungsperioden, die durch den Zahllauf geöffnet werden
Richtig: A, C, D.

Frage 5: Welche der folgenden Felder im Geschäftspartner-Stammsatz werden während des Mahnlaufs automatisch aktualisiert? (2 richtige Antworten)
A) Letzte Mahnung — B) Mahnverfahren — C) Mahnstufe — D) Mahnsperre
Richtig: A, C.

Fazit

Die SAP FI Kreditorenbuchhaltung ist mehr als nur Rechnungsbuchen — sie ist ein durchgängiger Prozess von der Pflege des Geschäftspartners über die Belegerfassung mit FB60 oder F-43, die korrekte Anwendung von Zahlungsbedingungen und Skonto bis hin zum automatischen Zahlungslauf F110 in vier Schritten. Wer die Verzahnung mit MM über das WE/RE-Verrechnungskonto und die Funktion des Abstimmkontos verstanden hat, beherrscht den größten Teil des Prüfungsstoffs auf diesem Gebiet.

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